Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

Du hast Lust, die Zukunft mitzugestalten? Verstärke unser Team zum nächstmöglichen Zeitpunkt als

Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

In dieser Rolle bist du die zentrale Ansprechperson (m/w/d) für Terminorganisation, Reiseplanung, Gästebetreuung und Präsentationsvorbereitung und sorgst so für einen reibungslosen Ablauf im Tagesgeschäft unserer Geschäftsführung. Perspektivisch kannst du zudem einzelne Aufgaben für weitere Führungskräfte im Unternehmen übernehmen.
 

• Du organisierst, koordinierst und verfolgst eigenständig Termine und pflegst den Kalender der Geschäftsführung
• Du bereitest Meetings vor und nach; inklusive Protokollführung, Erstellung von Präsentationen und weiteren Unterlagen
• Du verfolgst die in Meetings vereinbarten Maßnahmen nach und stellst deren Umsetzung sicher
• Du planst und buchst Geschäftsreisen (national und international) inklusive Reisekostenabrechnung, auch für weitere Führungskräfte
• Du organisierst und koordinierst Bewirtung/Catering bei Besuchen von Konzerngästen, VIPs und Geschäftspartnern vor Ort
• Du unterstützt die Geschäftsführung administrativ und organisatorisch im Tagesgeschäft
• Du bist erste Anlaufstelle für interne und externe Anfragen an die Geschäftsführung und leitest diese bei Bedarf an die zuständigen Fachbereiche weiter
• Du übernimmst die allgemeine Büroorganisation sowie die Pflege von Ablage- und Wiedervorlagesystemen
• Du unterstützt bei der Vor- und Nachbereitung von Veranstaltungen und internen Events

Du behältst auch dann den Überblick, wenn mehrere Themen gleichzeitig auf Dich einprasseln, und Termine, Reisen oder ein spontaner Besuch von Konzerngästen sich kurzfristig überschneiden? Du hast Lust auf eine abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Tätigkeit direkt an der Seite der Geschäftsführung? Du siehst Dich nicht nur als Verwalterin von Kalendern, sondern als verlässliche und vertrauensvolle Ansprechperson (m/w/d), die vorausschauend mitdenkt und Dinge einfach organisiert bekommt?

Perfekt! Wenn Du jetzt noch die folgenden Skills mitbringst, bist Du unsere Traumkandidatin (m/w/d):

• Du hast eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
• Du bringst erste bis mehrjährige Berufserfahrung in einer Assistenzfunktion mit, idealerweise auf Geschäftsführungsebene
• Du sprichst fließend Englisch in Wort und Schrift - das ist für uns ein Muss
• Du trittst freundlich und verbindlich auf und hast Freude am Umgang mit Gästen und Geschäftspartnern
• Du kommunizierst sicher auf allen Hierarchieebenen, intern wie extern
• Du bist zeitlich flexibel, insbesondere für gelegentliche Termine, Besuche und Veranstaltungen außerhalb der regulären Geschäftszeiten

Die Digitalisierung und neue Antriebsformen verändern unsere Mobilität. Die Deutsche Tamoil GmbH mit der Marke HEM wandelt sich immer mehr zum Nahversorger von Menschen, die unterwegs sind – mit Kraftstoff zum besten Preis, bequemer Zahlung mit dem Handy aus dem Auto, einer wachsenden Zahl von Schnellladesäulen für E-Autos und vielem mehr. Wir entwickeln unser Tankstellennetz konsequent weiter und treiben die digitale Transformation unserer Services und Produkte mit Freude stetig voran. Immer auf der Suche nach Lösungen, die optimal auf die zukünftigen Bedürfnisse der Menschen und die sich wandelnden Erfordernisse der Mobilität zugeschnitten sind, beobachten wir den Wandel nicht nur, sondern gestalten ihn aktiv mit.